Министерство образования и науки Российской Федерации
Министерство образования Саратовской области
Национальный исследовательский Саратовский государственный университет имени Н.Г. Чернышевского
Саратовский областной институт развития образования
Комитет по информатизации Саратовской области
Комитет по образованию администрации муниципального образования «Город Саратов»
Автономная некоммерческая организация «Информационные технологии в образовании»
Автономная некоммерческая организация «Научно-исследовательский центр «Образование. Качество. Отрасль»»
IX Всероссийская (с международным участием) научно-практическая конференция
«Информационные технологии в образовании»
«ИТО-Саратов-2017»
2-3 ноября 2017 года, г. Саратов

Применение информационных ресурсов Internet для обучения студентов организации электронного документооборота с помощью системы Directum

Автор: Мокрый Валерий Юрьевич, Кандидат педагогических наук
Санкт-Петербургский Гуманитарный университет профсоюзов
В данной статье проанализируем опыт использования применения информационных ресурсов в ходе обучения студентов работе в системе электронного документооборота Directum и размещённых на официальных сайтах компании Directum, Youtube и социальных сетях.

Как показывает изучение учебно-методических материалов по организации документооборота, в том числе [1 – 3], для успешного осуществления профессиональной деятельности, сотрудники организаций и фирм должны быть подготовлены к использованию информационных технологий для создания и обработки документов, в том числе, пакетов прикладных программ MS Office и систем электронного документооборота (СЭД). Одним из путей качественной подготовки сотрудников к осознанному использованию этих технологий в ходе осуществления будущей профессиональной деятельности является изучение соответствующих дисциплин в высших учебных заведениях.

В Санкт-Петербургском Гуманитарном университете профсоюзов такие дисциплины изучают студенты, обучающиеся по направлениям подготовки «Прикладная информатика» (дисциплина «Документоведение и документальное обеспечение управления» (ДОУ) преподавалась студентам 4 курса в 2015-2016 и 2016-2017 учебных годах) и менеджмент (дисциплина «Документирование управленческой деятельности» преподавалась студентам 1 и 3 курсов в 2016-2017 учебном году).

Различные аспекты преподавания этих дисциплин рассмотрены нами в работах [4 – 8], поэтому в этой статье остановимся использовании информационных ресурсов Internet в ходе преподавания дисциплины ДОУ, целью изучения которой является формирование у студентов профессиональных компетенций, связанных со способностью разрабатывать, внедрять и адаптировать прикладное программное обеспечение и способностью составлять техническую документацию проектов автоматизации и информатизации прикладных процессов [9 – 12].

Знания, умения и навыки, характеризующие уровень сформированности у студентов первой компетенции, формируются у студентов на предыдущих этапах обучения, в частности в ходе изучения дисциплины «Информатика и программирование» на 1 курсе. В ходе изучения дисциплины ДОУ их развитие осуществляется благодаря исследованию архитектуры системы Directum и возможностей программирования на ISBL [22].

В ходе изучения дисциплины ДОУ у студентов, в основном, формируются знания, умения и навыки, характеризующие уровень сформированности второй компетенции.

В результате изучения дисциплины студенты должны знать основы документооборота, уметь составлять основные виды документов и применять информационные технологии для их создания, в том числе иметь представление о системах электронного документооборота [7 – 11] и их использовании на предприятиях [12].

Содержание обучения по дисциплине структурировано по следующим темам: документ и система документации, этапы делопроизводства в России; составление и оформление основных документов; организация документооборота. Работа в системе Directum; виды документации. Правила подготовки распорядительных документов; требования к реквизитам документов, официальная корреспонденция; составление и оформление исходящей документации, правила и формы коммерческой переписки с деловыми партнёрами; организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию.

В ходе преподавания дисциплины ДОУ основными средствами обучения являлись: прикладные программы, входящие в состав пакета MS Office 2010, система Directum версий 5.2 и RX, онлайн-сервисы для разработки визиток, печатей и штампов [13 – 15], сайты, на которых размещены шаблоны документов [16], а также система поддержки самостоятельной работы студентов [17], в которой размещён электронный курс по дисциплине, доступный для студентов и преподавателей Университета после регистрации и записи на него.

На лекциях со студентами рассматривались и обсуждались основные понятия делопроизводства и документооборота, виды и реквизиты документов, примеры использования системы Directum для организации документооборота.

Перед выполнением заданий студенты должны были подготовиться: придумать название компании, определиться с областью деятельности, выбрать руководителя и разделиться по отделам.

Согласно делению, студенты должны были на практических занятиях и в ходе самостоятельной работы разработать следующие информационные продукты: информационные материалы (визитки, печати, календари и буклеты) с помощью онлайн-сервисов; основные виды документов (организационно-распорядительные, личные и кадровые) и листы их регистрации с помощью программ MS Word и MS Excel; схему организации документооборота в организации для моделируемого бизнес-процесса с помощью программы MS Visio; описание компонентов (модулей) архитектуры системы Directum, акт и протокол о внедрении системы; документы и задачи в системе Directum.

Для создания указанных выше документов студенты могли использовать материалы, размещённые на информационных ресурсах [18 – 20].

На сайте центра внедрения документооборота размещены материалы, посвящённые работе в системе DirectumRX [18].

Посетители сайта могут получить демонстрационный доступ к системе, ознакомиться с ценами внедрения системы, посмотреть обучающие видеоролики, посмотреть информацию о контактах и сертификатах компании, ознакомиться с новостями в мире электронного документооборота, найти информацию о ближайших вебинарах и ознакомиться с презентациями докладов и просмотреть видеозаписи уже состоявшихся мероприятий.

На сайте компании Directum [19] размещена информация о продуктах и услугах, доступных для приобретения системы Direcrtum версии 5.2, сведения о клиентах и партнёрах компании Direcrtum, а также ссылки на каталоги бизнес-решений, технических и специализированных решений.

На странице [20] размещены  материалы, посвящённые работе в системе Directum версии 5.2. При использовании системы предыдущих версий (например, 4.7), пришлось бы пользоваться, в основном, локальной версией справочной информационной системы.

Отметим, что разработчики сайта и авторы статей хорошо структурировали материалы разделов. Например, в разделе «Управление документами» сначала идёт ссылка на файл с описанием модуля в формате pdf, затем указано назначение модуля.

Далее размещён видеоматериал, в котором описаны принципы работы с помощью инструментов модуля. Затем приводится краткое и подробное описание основных операций, выполняемых в модуле – от создания и ввода документов до работы с электронной подписью и поиска документов.

Приведём задания, которые выполняли студенты в ходе изучения системы Directum.

Первое задание. После создания основных видов документов, изучая описанные выше материалов студенты должны были составить описание основных компонентов архитектуры системы Directum, а именно: клиенты, интеграция, работа с удалёнными системами, хранение данных, работа с объектами системы, ввод и преобразование документов, сервер NOMAD, is-builder. Подробно это задание описано в работе [21].

В ходе его выполнения студентам рекомендовалось проанализировать материалы следующих разделов: «Управление документами», «Классиеческое делопроизводство» и «Управление договорами» [18].

Студенты должны были разработать проекты акта о внедрении системы в деятельность компании и протокола с заседания коллектива, на котором рассматривался вопрос внедрения системы электронного документооборота.

Далее студенты приступали к практической работе в системе Directum, которая, по их мнению, выполнялась эффективнее при использовании указанных видеоматериалов и информационных ресурсов.

Второе задание. Студенты должны были ввести в систему с помощью шаблона и из файла разработанные ранее документы.

Третье задание. Студенты должны были освоить алгоритм работы с задачами.

После выполнения этих заданий студенты рассматривали принципы работы с Мастерами действий, позволяющих автоматизировать создание типовых документов – приказов, заявлений, служебных записок, договоров, заявок на проведение собраний.

При выполнении заданий по работе в системе Directum студенты отмечали, что им удобнее перед выполнением заданий детально обсудить приёмы работы в системе. Поэтому помимо подготовки комплекта презентаций в ходе преподавания дисциплины целесообразно указать, какие именно материалы, размещённые на двух других информационных ресурсах, студенты могли бы использовать: на информационным ресурсе, организованном по принципу закрытого сайта [22], на котором посетитель после регистрации получит доступ к базе знаний, в которой собраны материалы и обсуждения приёмов работы с основными компонентами и модулями системы, а также видеоматериалы, размещённые в группе Вконтакте, на Facebook и канале YouTube [23] – видеоролики, в которых рассматриваются приёмы работы с инструментами системы, видеозаписи мероприятий (конференций и вебинаров), а также видеоролики, описывающие реализованные компанией проекты.

Наиболее полезными для преподавания дисциплины были две подборки обучающих видеоматериалов по системе DirectumRX, а именно: «DirectumRX. Больше чем облако», а также «Обучающие материалы DirectumRX».

Из первой подборки использовались видеоматериалы: «Знакомство с DirectumRX» и «DirectumRX: делопроизводство».

Из второй подборки использовались видеоматериалы: «Обзор этапов настройки системы», «Структура компании», «Учёт документов и прав подписи», «Деловые процессы. Введение», «Документы» и «Папки».

Cтудентам рекомендовалось изучить видеоматериалы по развитию информационного общества в Омской области, организации электронного правительства в Удмуртской республики и внедрению интернет-приёмной в администрации организации.

Анализ и обобщение результатов работы студентов позволили сделать вывод, что применение указанных информационных ресурсов способствует повышению интереса студентов к изучению материалов дисциплины и систем электронного документооборота.

В тоже время студенты отмечали о необходимости указания проверенных источников дополнительной информации, а не только официальных ресурсов компании Directum. Поэтому в дальнейшем будет продолжено изучение источников по теме документооборота и делопроизводства, а также использованию СЭД.

В дальнейшем планируется продолжить изучение возможностей СЭД и указанных выше информационных ресурсов с целью разработки учебно-методического обеспечения дисциплины – лекционных материалов, тестов и заданий, а также издания пособий.

Список использованных источников
  1. Нашивочникова В. Н. Полный справочник кадровика, 2-е изд., обновлённое (+CD с образцами документов).- СПб.: Питер, 2015. - 416 с.
  2. Ларьков Н.С. Документоведение: учебник. – 3-е издание, дополненное и переработанное. – Москва: Проспект, 2016. – 416 с.
  3. Ватолина М.В. Организация и технологии документационного обеспечения управления: Учебное пособие для бакалавров // М.В.Ватолина. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко»; Ростов н/Д: Наука-Спектр, 2016. - 320 с.
  4. Мокрый В.Ю. Использование онлайн-сервисов в ходе преподавания дисциплины «Документирование управленческой деятельности» [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://fit-herzen-conf.ru/statii/299_mokrij.php (дата обращения: 12.07.2016).
  5. Мокрый В.Ю. «Дидактические возможности систем электронного документооборота» // в сборнике III научно-практической конференции «Педагогическая наука и современное образование», посвящённой Дню российской науки / издательство РГПУ имени А.И.Герцена, 2016. – с. 77 – 79.
  6. Мокрый В.Ю. Дисциплина «Документоведение и документальное обеспечение управления» как инструмент формирования профессиональной компетентности выпускников по направлению подготовки «Прикладная информатика» // Вестник Томского государственного педагогического университета, 2017. – Выпуск №5 (182). – стр. 141-146.
  7. Мокрый В.Ю. О преподавании дисциплины «Документоведение и документальное обеспечение управления» // Вестник Томского государственного педагогического университета, 2016. – выпуск №12 (177). – стр. 126-129.
  8. Мокрый В.Ю. Система DIRECTUM как основное средство обучения студентов, применяемое в процессе преподавания дисциплины «Документоведение и документальное обеспечение управления» // в сборнике материалов VIII Международной научно-практической конференции «Информационные технологии в образовании» [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://saratov.ito.edu.ru/2016/section/230/98532/index.html (Дата обращения: 13.07.2017).
  9. Аннотации рабочих программ Санкт-Петербургского гуманитарного университета профсоюзов [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.gup.ru/uni/about/accreditation/annotations.php (Дата обращения: 12.07.2017).
  10. Федеральный государственный образовательный стандарт высшего образования (ФГОС ВО) нового поколения по направлению 09.03.03 «Прикладная информатика» (уровень бакалавриата) – приказ Минобрнауки России от 12.03.2015 № 207. [Электронный ресурс]. URL: http://fgosvo.ru/news/6/1074 (дата обращения: 12.07.2016).
  11. Путькина Л.В. Учебно-методический комплекс по дисциплине «Документоведение и документальное обеспечение управления» // для студентов бакалавриата по направлению 09.03.03 «Прикладная информатика (в экономике)» // кафедра информатики и математики СПбГУП, 2015.
  12. Путькина Л.В. Особенности использования электронного документооборота для эффективной работы современного предприятия // Nauka-rastudent.ru. – 2016. – № 01 (25) / [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://nauka-rastudent.ru (Дата обращения: 14.07.2017).
  13. Онлайн-сервис для создания печатей [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://pechati-1.ru/_spec/generator/index.html (дата обращения: 12.07.2016).
  14. Онлайн-редактор визиток [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://editor.printdesign.ru/products/redaktor_vizitok (дата обращения: 12.07.2016).
  15. Онлайн-сервис для создания календарей [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://calendarum.ru/ (дата обращения: 12.07.2016).
  16. Информационный ресурс с образцами договоров и документов [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://dogovor-obrazets.ru/ (дата обращения: 12.07.2016).
  17. Система поддержки самостоятельной работы студентов [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://edu.gup.ru (дата обращения: 13.07.2017).
  18. Сайт центра внедрения документооборота [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://rx.centrvd.ru (дата обращения: 08.07.2017).
  19. Официальный сайт системы Directum [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.directum.ru/ (дата обращения: 08.07.2016).
  20. Описание системы Directum [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.directum.ru/system (дата обращения: 12.07.2016).
  21. Мокрый В.Ю. Опыт организации самостоятельной работы студентов по дисциплине «Документоведение и документальное обеспечение управления» // в сборнике материалов III Международной научно-практической конференции «Непрерывное технологическое и эстетическое образование: тенденции, достижения, проблемы», 30 сентября 2016 г. // г. Барановичи, Республика Беларусь, министерство образования Респ.Беларусь, учреждение образования «Барановичский государственный университет»; факультет педагогики и психологии; редколлегия: З.В. Лукашеня (гл.ред.), А.Э. Руднева (отв.ред.). – Барановичи: РИО БарГУ, 2016. –224 с. – стр.113-116.
  22. Сайт DIRECTUM Club [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://club.directum.ru (дата обращения: 08.07.2017).
  23. Видеоканал компании Directum [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://www.youtube.com/channel/UCATZrBDYn1F6jOCzWkaQoJA (дата обращения: 08.07.2017).
Вид представления доклада  Публикация
Ключевые слова  Документирование, системы электронного документооборота, Directum, онлайн-сервисы, обучение студентов

В статусе «Черновик» Вы можете производить с тезисами любые действия.

В статусе «Отправлено в Оргкомитет» тезисы проходят проверку в Оргкомитете. Статус «Черновик» может быть возвращен тезисам либо если есть замечания рецензента, либо тезисы превышают требуемый объем, либо по запросу участника.

В статусе «Рекомендован к публикации» тезис публикуется на сайте. Статус «Черновик» может быть возвращен либо по запросу участника, либо при неоплате публикации, если она предусмотрена, либо если тезисы превышают требуемый объем.

Статус «Опубликован» означает, что издана бумажная версия тезиса и тезис изменить нельзя. В некоторых крайне редких ситуацих участник может договориться с Оргкомитетом о переводе тезисов в статус «Черновик».

Статус «Отклонен» означает, что по ряду причин, которые указаны в комментариях к тезису, Оргкомитет не может принять тезисы к публикации. Из отклоненных тезис в «Черновики» может вернуть только Председатель программного или председатель оргкомитета.